フリーランス・副業の税金ガイド

経費を申告するとき、スマホ代や車代を「業務で使っているから全額経費」にしていませんか。プライベートでも使っているものを全額経費にするのは税務署に否認されるリスクがあります。かといって「合理的な割合で」という説明だけでは、実際にどう決めればいいかわかりません。

この記事では、税務署が按分割合をチェックするときに何を見ているか、そして否認されない根拠の作り方を具体的に説明します。

按分とは何か

按分とは、業務とプライベートで共用しているものの費用を、使用割合に応じて分ける計算のことです。按分した業務分だけを経費として計上できます。

税法上「家事関連費」と呼ばれるこの費用は、業務に必要な部分が明らかに区分できる場合に限って経費として認められます（所得税法施行令96条）。

「明らかに区分できる」かどうかが税務署の確認ポイントで、ここに根拠がないと否認されます。

税務調査で按分割合を問われたとき、税務署が確認するのは次の3点です。

① 割合の根拠が説明できるか

「なんとなく50%」では通りません。なぜその割合なのかを数字で説明できる必要があります。たとえばスマホなら「1日の使用時間のうち業務が4時間、プライベートが4時間だから50%」という根拠です。

② 記録が残っているか

割合を証明する記録がなければ、説明しても信憑性が低いと判断されます。ログ・メモ・カレンダーなど、後から確認できる記録が重要です。

③ 割合が実態と乖離していないか

業務の実態と比べて不自然に高い割合は疑われます。副業で月数時間しか使っていないスマホを90%経費にするのは通りません。

根拠の作り方：1週間分の使用時間を記録して業務割合を計算する。

たとえば1日の使用時間が8時間で、そのうち業務連絡・請求書確認・リサーチに2時間使っているなら25%です。フリーランスで常時連絡が必要な場合は50〜60%が現実的な上限です。

よくある失敗：副業で月に数回しか業務連絡しないのに50%と申告する。これは実態と乖離しているため否認リスクが高いです。

根拠の作り方：走行距離で按分するのが最も説明しやすいです。

1ヶ月の総走行距離のうち業務で走った距離を記録します。業務走行分÷総走行距離が按分割合です。カーナビのルート履歴や手書きの走行記録表が根拠になります。

注意点：通勤費は原則として経費になりません（事業所得の場合）。訪問先への移動など、業務に直結する移動だけを計上します。

根拠の作り方：専用の作業スペースがある場合は面積で按分します。

仕事部屋の面積 ÷ 自宅全体の面積 = 按分割合

専用スペースがなくリビングで作業している場合は、面積按分に加えて使用時間での按分も組み合わせます。

面積割合 × 使用時間割合 = 最終的な按分割合

たとえば面積割合が20%で、1日8時間のうち業務が4時間（50%）なら、20% × 50% = 10%が按分割合です。

よくある失敗：専用でない部屋を100%経費にする。税務署は「その部屋でプライベートの活動はしていないか」を確認します。

業務に直結する内容なら全額経費にできます。ただし「業務に役立つかもしれない」程度のものは認められないことがあります。

根拠の作り方：購入時に「何のために買ったか」をメモしておきます。税務調査では「この本を業務でどう使ったか」を聞かれることがあります。

按分割合を守るより、記録を残す習慣の方が重要です。税務署への説明は記録があってはじめて成立します。

時間ログ：GoogleカレンダーやTogglなどのタイムトラッキングツールで業務時間を記録する。スマホ・PC・自宅の按分根拠になります。

走行記録：日付・出発地・目的地・目的・走行距離を記録したメモやスプレッドシート。自動車・バイクの按分根拠になります。

領収書へのメモ：購入時に「何のために使うか」をレシートの裏に書いておく。按分が必要な費用かどうかの判断材料になります。

業務専用であることが明らかなものは按分不要で全額経費にできます。

「専用」である証拠があれば按分の手間が省けます。費用が大きいものは専用化を検討する価値があります。

割合を高くしようとするより、記録を残して説明できる状態を作ることが先決です。根拠のある按分割合は、税務署から指摘されても説明できます。

経費に計上できるかどうか迷ったときは、経費チェッカーも参考にしてください。